In questo nuovo articolo della nostra rubrica “Adattarsi, Sopravvivere, diventare Invulnerabili (conoscendo i propri limiti)“:
strategie e strumenti per integrare la continuità aziendale nella cultura aziendale, diffondendo una consapevolezza condivisa nell’approccio al rischio e correggendo l’atteggiamento generale nei confronti della disciplina.
Seminare la cultura della resilienza
Integrare i principi della continuità operativa all’interno della propria organizzazione è una fase cruciale per la sua buona riuscita: serve a diffondere le buone pratiche nelle normali attività lavorative di tutti i giorni, nondimeno a creare la giusta consapevolezza a tutti i livelli aziendali sul fattore di rischio.
E’ la parte forse più impegnativa, poiché correggere, talvolta addirittura sovvertire la cultura aziendale è un processo lungo e che necessita di un costante impegno.
I perché di un’integrazione capillare
Sono molte le motivazioni per cui l’integrazione della continuità aziendale nella cultura di un’organizzazione è incredibilmente preziosa e necessaria. Esaminiamone alcune tra le più importanti:
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INTEGRAZIONE NEI PROCESSI GIORNALIERI
Nel momento in cui la continuità operativa è veramente radicata nella cultura aziendale, l’organizzazione prenderà spontaneamente decisioni che contemplino la gestione del rischio. Non sarà solo un argomento che il team esecutivo considererà saltuariamente su base trimestrale, bensì un valore condiviso, sotteso in ogni singola scelta. Quando la dirigenza prende decisioni strategiche alla luce di un piano di continuità, ad esempio nell’ottica di investimenti di capitale o mutamenti strategici, soppesa spontaneamente i rischi e i benefici, con un punto di vista più trasversale, riducendo quindi al minimo la probabilità di interruzione dell’attività e cercano allo stesso tempo di migliorare le capacità di risposta e recupero durante le normali attività quotidiane.
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DISTRIBUZIONE DELLE RESPONSABILITÀ
Spesso le aziende affidano a un piccolo gruppo di persone o addirittura a una singola risorsa la pianificazione della continuità operativa, una strada che difficilmente porta risultati concreti. Al contrario, organizzazioni con un solido programma sono solite distribuire questo tipo di attività all’intero organico (chiaramente con differenti livelli di responsabilità) tra dipendenti e dirigenti. Man mano che un’organizzazione stabilisce i principi di pianificazione della continuità aziendale, sia nelle responsabilità lavorative che nei processi quotidiani, le abilità, le competenze e l’esperienza delle persone incaricate crescono attraverso una formazione capillare e protratta nel tempo. Questo approccio ad ampio spettro aumenta l’efficacia e l’efficienza dell’intero ciclo di vita della continuità aziendale, consentendo ai responsabili del piano di concentrarsi maggiormente sui miglioramenti strategici e gli obiettivi generali del progetto.
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CREAZIONE DI UN CONTESTO PROATTIVO
L’obiettivo fondamentale della business continuity sta nel ridurre al minimo la probabilità che si verifichi un’interruzione, fornendo dove necessario delle strategie di recupero immediatamente applicabili che ne mitighino l’impatto. Le organizzazioni con un programma ben integrato nel tessuto produttivo sono preparate al meglio per reagire, poiché ciascuna risorsa sa semplicemente cosa fare. Il personale è naturalmente consapevole dei propri ruoli e responsabilità e comprende a fondo il processo di risposta / recupero, di modo da poter prendere autonomamente le decisioni più adeguate in qualsiasi contesto e consentendo così all’organizzazione di raggiungere gli obiettivi di recupero durante un incidente di particolare gravità.
Un approccio collaborativo
Per poter riuscire in quest’impresa, il modo migliore è farsi… tutti alleati, letteralmente. Essere collaborativi è un prerequisito essenziale in ogni fase del ciclo di vita del Business Continuity Plan. In questo modo è possibile coinvolgere tutti i team e i reparti aziendali, modificando efficacemente la cultura della propria organizzazione.
Occorre assicurarsi di non escludere nessuno e di comunicare i vantaggi e le opportunità che la continuità aziendale offre loro. Ciò aiuterà ciascun dipartimento a comprendere in quale modo possa trarne vantaggio, scoprendo anche che la collaborazione con altri team può renderli ulteriormente resilienti.
Ottenere il supporto del top management non sarà ovviamente così facile, ma per far sì che il cambiamento sia effettivo e duraturo deve avvenire dall’alto verso il basso. Come avevamo già avuto modo di affermare negli scorsi articoli della rubrica, è necessario quindi avere il supporto del consiglio di amministrazione, del CEO e via di questo passo.
Come coinvolgerli? Un “punto di ingresso” iniziale può essere quello di introdurre il concetto di continuità aziendale all’interno di riunioni strategiche, mostrando loro i benefici a lungo termine, focalizzandosi in particolare sul versante finanziario. Il concetto da trasmettere è che un BCP funzionante permette all’azienda di risparmiare un sacco di soldi e risorse in caso di interruzione!
Un’ulteriore strategia è quella di creare un gruppo compatto di persone influenti all’interno dell’organizzazione, che comprendano perfettamente i vantaggi della business continuity e se ne facciano promotori.
Letteralmente… dei “Campioni della Resilienza” che contaminino positivamentee rapidamente il tessuto aziendale. Un’ottima modalità utile non solo ad attirare l’attenzione dei dipendenti, ma addirittura appassionarli al tema..
Contaminare positivamente l’azienda con la resilienza
Chiaramente un’azione persuasiva, per quanto condotta in grande stile, da sola non potrà mai essere sufficiente. E’ in quest’ottica che entrano in gioco modalità dirette di diffusione della consapevolezza, come possono essere campagne di sensibilizzazione ricche di webinar, rapporti di ricerca, blog, poster, white paper, opportunità di formazione e via di questo passo.
Per diffondere un livello di abilità e competenza appropriate, va sviluppato un programma di formazione in grado di colmare ogni lacuna di conoscenza o esperienza, rispetto al ruolo ricoperto da ciascuna risorsa all’interno dell’impresa.
Oltre a un piano di formazione dettagliato, è necessario sviluppare una campagna di sensibilizzazione mirata, affinché la continuità aziendale diventi un fattore che permei quotidianamente tutte le attività aziendali. Queste iniziative possono contemplare brevi corsi di formazione sulle responsabilità e le aspettative per i dipendenti generali nella risposta agli incidenti, esercitazioni per l’evacuazione, procedure di ricovero in loco e risorse facilmente consultabili per approfondimenti.
Nella prossima puntata
Nel prossimo articolo intitolato:
Analisi | Gli strumenti di conoscenza: Valutazione del Rischio & Analisi dell’Impatto sul Business
Entreremo nel vivo del processo di allestimento di un piano di continuità a tutto tondo, capiremo quali strumenti vadano usati per identificare potenziali rischi e analizzare l’impatto, in caso si verifichi l’interruzione di una risorsa critica per l’azienda.
A presto sul nostro blog, ma anche sui nostri canali social, per la prosecuzione del nostro viaggio nel mondo della Business Continuity!
Indice della Rubrica
Articoli
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Presentazione | Adattarsi, Sopravvivere, diventare Invulnerabili (conoscendo i propri limiti) Un percorso formativo sulla Business Continuity
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Introduzione | I fondamentali della Business Continuity
[prima parte] [seconda parte] -
Preparazione | Creare un team per raggiungere l’obiettivo: non fermarsi mai
[prima parte] [seconda parte] -
Integrazione | Seminare la cultura della resilienza
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Analisi | Gli strumenti di conoscenza: Valutazione del Rischio & Analisi dell’Impatto sul Business
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Progettazione | Dare forma alla resilienza [prima parte] [seconda parte]
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Implementazione | Redigere un buon documento di continuità operativa [prima parte] [seconda parte]
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Validazione | Un processo continuo di miglioramento
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Disaster Recovery | L’ancora di salvezza
Appendici
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Catalogo ISO Business Continuity (prossimamente)
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La genesi della Business Continuity
