In questo nuovo articolo della nostra rubrica “Adattarsi, Sopravvivere, diventare Invulnerabili (conoscendo i propri limiti)“: i primi passi da compiere per porre le basi di un solido piano di continuità operativa.

Riprendiamo la seconda parte dell’articolo di settimana scorsa: dopo aver visto come individuare l’obiettivo del piano, come comporre la squadra che dovrà intervenire in caso di problemi?

Ciò di cui parliamo ormai da qualche settimana in questa rubrica è letteralmente il ‘piano B’ della propria azienda, ritagliato su di essa e le sue proprie esigenze, al quale ricorrere quando non c’è nessun’altra alternativa.

Esistono ovviamente linee guida delle quali a parleremo a breve, ma ciò che emergerà da esse è che non esistano regole valide per tutti su come la squadra che gestirà (e applicherà, in caso di urgenza) il piano di continuità debba essere costituita, che dimensioni debba avere e quali figure debbano necessariamente andare a comporla. La pura e semplice verità è che il team di continuità deve avere senso per il contesto specifico in cui nasce.

Tipicamente, il primo ruolo a venir identificato è quello del Business Continuity Manager, che a sua volta dovrà selezionare un gruppo dalla struttura e composizione il più adeguate possibili per la realtà in cui verrà calato.

Affinché l’operazione sia efficace, è essenziale che questa abbia una visibilità ampia ai livelli più alti della dirigenza. E’ dimostrato infatti da studi di settore come le probabilità di successo del Business Continuity Plan siano tanto più alte, quanto maggiore è il supporto della direzione aziendale.

Il ruolo dell’esecutivo in questo contesto è finalizzato a:

• diffondere cultura della Business Continuity in tutta l’organizzazione

• coordinare i dipartimenti nella pianificazione del BCP

• allocare le risorse finanziarie necessarie ai membri del team e degli strumenti a loro supporto

• supervisionare la pianificazione dei test e della valutazione, relativamente all’efficacia del programma

• sensibilizzare circa l’importanza del piano per l’organizzazione, nonché sul ruolo determinante di ciascun dipendente nel processo

I criteri di selezione del personale

Il primo passo per identificare quali siano le figure più adatte per comporre il team è determinare quali eventi potenziali potrebbero colpire l’azienda (vedi BOX ‘Le Minacce all’incolumità aziendale’ nell’articolo a questo link).

Una volta identificate le minacce, sarà molto più semplice effettuare la selezione del personale, capendo anche se sia il caso di integrare delle risorse esterne all’azienda a supporto della squadra.

Nella maggior parte dei casi, i membri ricoprono queste posizioni:

• Sponsor esecutivi
  I vertici dirigenziali dell’organizzazione

• Direttore Comitato Direttivo BC
  È il leader generale del comitato e il principale collegamento tra il top management e il team BCP.

• Business Continuity Manager (Responsabile della continuità operativa)
  La sua responsabilità include il bilancio BCP e l’implementazione e il monitoraggio del budget, lo sviluppo delle politiche BCP e il coordinamento delle attività BCP, come la conduzione della BIA, la garanzia della qualità, l’assunzione di personale e la formazione dei membri del team BCP. In breve, è il capo squadra.

• Principali fornitori e / o partner commerciali

• Team di recupero specifici per dipartimento
  Sono eccellenti fonti di input e informazioni rilevanti e contribuiranno anche all’analisi dei dati BCP. Di solito, esiste un rappresentante per ogni processo o funzione critica, nonché processi o funzioni di supporto.

• Amministrazione / Gestione dei rischi
• Assistenza clienti
• Gestione delle strutture
• Comunicazioni interne / esterne
• Manifattura
• IT
• Risorse umane
• Logistica

Non c’è limite al numero di persone che dovrebbe comprendere il team o il comitato per la continuità operativa. Una squadra può essere costituita 5 unità, fino a 20 o anche 30 membri. La dimensione del team dipende per gran parte dalla natura dell’azienda, dalle dimensioni e dalla portata delle sue operazioni.

La definizione di ruoli e responsabilità

Una volta identificato il team, è necessario implementare i sistemi per facilitare la gestione della continuità aziendale da remoto (telelavoro), poiché i disastri possono verificarsi in qualsiasi momento ed è spesso impossibile riunire il team in un luogo fisico.

Gli strumenti essenziali per la gestione remota delle crisi, includono sistemi di notifica e comunicazione ‘smart’, oltre a soluzioni web per il rilevamento e la gestione degli incidenti; così da consentire a tutte le figure coinvolte di avere un’istantanea immediata dell’incidente, potendo al contempo accedere a tutte le risorse necessarie (file, procedure, template, ecc) per poter eseguire le attività precedentemente pianificate.

Costituito il team e definite le tecnologie a supporto delle attività in regime di emergenza, è importante assicurarsi che ciascun membro del team sia perfettamente consapevole del proprio ruolo e delle proprie responsabilità.

E’ altresì determinante prevedere del personale sostitutivo, che subentri in caso di disastro. I membri facente funzione devono essere nominati ufficialmente e ricevere la stessa formazione del team principale, comprensiva di test ed esercitazioni.

Normalmente, il ciclo di gestione di un incidente ha inizio con la valutazione della minaccia in atto, per poi contemplare una verifica incrociata tra i vari dipartimenti. Segue la mitigazione effettiva del problema e una valutazione successiva all’incidente, che farà da spunto per il miglioramento iterativo del BCP. Un team efficace creerà e testerà il piano e successivamente ad un incidente lo revisionerà nuovamente per identificare ed eliminare i punti deboli.

Nella prossima puntata

Con oggi abbiamo concluso la fase di Preparazione del piano. Nel prossimo articolo intitolato:

Integrazione | Seminare la cultura della resilienza

visioneremo come integrare il BCP nella cultura aziendale, nelle attività di business e, più ancora, nel modus operandi dell’organico aziendale.

A presto sul nostro blog, ma anche sui nostri canali social, per la prosecuzione del nostro viaggio nel mondo della Business Continuity!

Indice della Rubrica

Articoli

1. Presentazione | Adattarsi, Sopravvivere, diventare Invulnerabili (conoscendo i propri limiti) Un percorso formativo sulla Business Continuity

2. Introduzione | I fondamentali della Business Continuity
   [prima parte] [seconda parte]

3. Preparazione | Creare un team per raggiungere l’obiettivo: non fermarsi mai
   [prima parte] [seconda parte]

4. Integrazione | Seminare la cultura della resilienza

5. Analisi | Gli strumenti di conoscenza: Valutazione del Rischio & Analisi dell’Impatto sul Business

6. Progettazione | Dare forma alla resilienza [prima parte] [seconda parte]

7. Implementazione | Redigere un buon documento di continuità operativa [prima parte] [seconda parte]

8. Validazione | Un processo continuo di miglioramento

9. Disaster Recovery | L’ancora di salvezza

Appendici

1. Catalogo ISO Business Continuity (prossimamente)

2. La genesi della Business Continuity